Conditions générales de ventes –
Algemene verkoopsvoorwaarden
HowIMetMyCofounders

Version en français

ARTICLE 1 – OBJET

  1. Les présentes conditions générales de vente (ci –après : « CGV ») et le code de commerce réglementent la relation contractuelle entre HIMMC (aussi appelé HowIMetMyCofounders) situé Chaussée de Wavre 180, 1360 Perwez, Belgique (ci-après : « HIMMC ») et toute personne physique ou morale signataire du bon de commande, du devis ou ayant signifié sa commande par écrit (ci-après : le « Client »). Les CGV réglementent également l’ensemble des services et Prestations fournis et/ou mis à disposition par HIMMC au Client (ci-après : les « Prestations »). 
  2. Les CGV prévaudront sur toutes clauses et conditions contraires pouvant figurer sur les conditions générales d’achat ou tout autre document émanant du Client ou d’un tiers. Sauf convention contraire et expresse, acceptée des deux parties, les conditions contraires seront inopposables à HIMMC quel que soit le moment où elles auront pu être portées à sa connaissance.
  3. En cas de contradiction avec des conditions particulières de vente prévues avec HIMMC, ces dernières prévaudront sur les CGV.

ARTICLE 2 – PRISE DE CONNAISSANCE ET ACCEPTATION DES CGV

  1. Les CGV sont consultables sur le site de HIMMC à l’adresse suivante : himmc.be/cgv/
    HIMMC pourra modifier les CGV à tout moment, sous réserve de faire apparaître ces modifications sur le site web. Les conditions en ligne au moment de la Prestation de service ou de la vente restent d’application pour cette Prestation ou cette vente.
  2. Le Client qui contacte l’agence, est réputé avoir pris connaissance et accepté les CGV. Les devis comportent un lien permettant de consulter les CGV sur le site de l’agence.
  3. Les CGV s’appliquent à toutes les Prestations de conseil, de création, de communication et d’organisation d’événements réalisées par HIMMC. En signant un devis, en signant un contrat, en utilisant un service, le Client déclare avoir pris connaissance des CGV et autres conditions particulières, le cas échéant, et accepte toutes les dispositions et règles établies sans aucune réserve et sans garantie à l’exception de celles stipulées expressément dans les CGV ou dans le bon de commande.
  4.  

ARTICLE 3 – PRISE DE COMMANDE

  1. Sauf accord particulier, HIMMC n’est liée par les prises de commande de ses Clients que sous réserve du versement d’un acompte de 40 % du montant global du devis qui aura été établi.
  2. Par exception, l’acompte est porté à 50% pour toute Prestation liée exclusivement à la communication événementielle. Les commandes ne seront prises en compte qu’au retour du bon de commande ou devis et du cahier des charges correspondant, datés, signés et respectivement précédés de la mention « Bon pour accord » et « lu et approuvé » par le Client, les signatures entraînant l’acceptation des termes du devis ou bon de commande et validation du cahier des charges.
  3. Toutes les matières premières et documents confiés par le Client, ainsi que les travaux ou Prestations réalisés par HIMMC constituent un gage affecté au paiement. En tout état de cause, ces éléments peuvent faire l’objet d’une rétention ou d’une suspension en cas de non-respect d’une obligation du Client.
  4. Le bénéfice de la commande est personnel au Client et ne peut être transféré à un tiers sans l’autorisation préalable de HIMMC.
  5.  

ARTICLE 4 – DEVIS, CONTRAT ET GARANTIE DE RÉSERVATION

  1. Toute intervention de HIMMC fait l’objet d’un devis estimatif, détaillé et personnalisé remis en main propre ou envoyé (par fax, e-mail ou lettre simple) au Client. Ce devis comporte la désignation et le type de Prestations déterminées à partir de la demande exprimée par le Client ainsi que les modalités et coûts y afférents.
  2. Le devis ou bon de commande, complété des CGV, constitue une offre de contrat en vertu duquel le Client, ou son éventuel mandataire, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant. Cette proposition de contrat est valable 30 jours à compter de sa date d’envoi ou de présentation au Client. Passé ce délai, les tarifs y figurant sont susceptibles d’être modifiés et un nouveau devis sera établi par HIMMC.
  3. Le contrat est formé et les deux parties engagées, les commandes ne seront prises en compte qu’au retour du bon de commande ou devis et du cahier des charges correspondant, datés, signés et respectivement précédés de la mention « Bon pour accord » et « lu et approuvé » par le Client, les signatures entraînant l’acceptation des termes du devis ou bon de commande et validation du cahier des charges.
  4. Comme signalé à l’article précédent, le devis peut être revu à tout moment dès lors que la demande du Client évolue par rapport à la proposition préalablement acceptée.
  5.  

ARTICLE 5 – TARIFS

  1. Les tarifs des Prestations vendues sont libellés en Euros et calculés toutes taxes comprises (TTC). Ils sont payables en cette monnaie quelle que soit la nationalité du Client. Toute augmentation de TVA ou toute nouvelle taxe qui serait imposée entre le moment de la commande et celui de la Prestation de services sera à charge du Client.
  2. HIMMC percevra au titre de sa Prestation, des honoraires d’intervention définis dans le devis. Ce tarif est valable uniquement pour un projet se situant dans un rayon de vingt kilomètres du siège social de l’entreprise situé au Chaussée de Wavre 180, 1360 Perwez, Belgique. Dans le cadre d’une Prestation en dehors de cette zone géographique, des frais de déplacement et éventuellement d’hébergement seront facturés en sus. Le Client reste cependant en droit d’accepter ou non les propositions de HIMMC. Le Client peut les accepter en l’état, en demander toute modification sous réserve des délais qui incombent à la réalisation de l’évènement, ou tout simplement refuser l’ensemble du projet sans avoir à en préciser les motifs. Dans ce dernier cas, le Client dégagerait immédiatement HIMMC de toute obligation envers lui et ne pourrait prétendre, de ce fait, à quelque remboursement que ce soit de tout ou partie des acomptes et honoraires versés.
  3. Les frais suivants ne sont pas inclus dans le tarif indiqué au devis :
    1. Les frais de déplacement au-delà des 20km inclus (0,40€/km supplémentaire) ; et
    2. L’hébergement
  4.  

ARTICLE 6 – MODALITÉS ET DÉLAIS DE PAIEMENT

  1. Le règlement des services s’effectue exclusivement en Euros, par virement aux coordonnées bancaires figurant sur la facture. Sauf disposition contraire prévue au contrat, les factures sont payables dès leur réception par le Client. Le solde final incluant les heures et déplacements supplémentaires (cf. Article 5) sera réclamé au Client dans les 72 heures suivant la fin de l’évènement.
  2. Ce solde sera payable dès réception de la facture et dans un délai maximum de huit jours. En cas de retard de paiement, les sommes dues porteront de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt de 10 % l’an à dater de leur échéance et seront majorées d’une indemnité conventionnelle fixée à 15 % avec un minimum de 25,00 EUR, ainsi que tous les frais de justice. En outre, HIMMC se réserve le droit de postuler à toute réparation de dommages et intérêts en cas de défaut de paiement imputable au Client.
  3. En cas de désaccord sur une partie des factures, le Client s’oblige à payer sans délai les montants non contestés et à indiquer dans une lettre recommandée adressée à HIMMC (avec accusé de réception) dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la facture, le ou les motifs de la contestation.
  4. A défaut de réclamation dans le délai imparti, le Client se voit appliquer les pénalités de retard sur les montants restants dus conformément au présent article.
  5.  

ARTICLE 7 – OBLIGATIONS DE HIMMC

  1. HIMMC s’engage, pendant la durée et en vue de la réalisation des Prestations, à assurer ou faire assurer les obligations lui incombant en vertu des CGV ou des conditions particulières signées avec le Client. HIMMC réalise un premier rendez-vous libre de tout engagement financier du Client. Lors de ce premier entretien, un contact est établi, permettant de lister les paramètres de réception envisagés par le Client.
  2. Les obligations de HIMMC quant au respect des critères pourront être redéfinis si un cahier des charges plus précis est établi et accepté par les parties. HIMMC tiendra le Client informé de l’évolution de son dossier et lui fournira les descriptifs des Prestations sélectionnées.
  3. HIMMC s’engage à prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure tel que défini à l’article 10 des CGV.
  4. HIMMC s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues pour confidentielles. Toute information recueillie dans le cadre de l’établissement du cahier des charges pourra être communiquée aux partenaires commerciaux de HIMMC qui seront tenus aux mêmes règles de confidentialité.
  5.  

ARTICLE 8 – OBLIGATIONS DU CLIENT

  1. Le Client s’engage à ne dissimuler à HIMMC ou ses prestataires aucune information de nature à retarder, entraver, contrarier ou désorganiser les Prestations de ce dernier. Le Client s’oblige à cet égard à assurer et à faciliter, le cas échéant, l’accès aux informations nécessaires à HIMMC.
  2. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières communiquées par HIMMC ou l’un de ses partenaires et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.
  3. Le Client a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’il juge nécessaires et suffisants pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure tel que défini à l’article 10 des CGV.
  4. Le Client garantit HIMMC de toutes les conséquences d’une action qui trouverait sa source dans les informations fournies par lui sur ses produits ou ses services. Il est de ce fait responsable des informations qu’il transmet à HIMMC portant notamment sur le nom, la composition, les qualités, les performances du produit ou du service faisant l’objet de la commande. Il est également responsable du respect des législations spécifiques à son activité. En conséquence, HIMMC ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des projets qu’il aura soumis au Client et au sujet desquels elle aura obtenu son accord, notamment en cas d’action en responsabilité.
  5. Le Client garantit HIMMC et se substitue à elle en cas d’action judiciaire et/ou de condamnation que ce dernier aurait à supporter du fait d’un manquement imputable au Client à ces diverses obligations de déclaration, et ce, nonobstant la réparation de l’entier préjudice de HIMMC.
  6. Le Client s’engage à s’assurer auprès d’une compagnie d’assurance lorsque le cadre des Prestations dépasse la couverture de l’assurance contractée par HIMMC.
  7. En tout état de cause, HIMMC n’est tenue qu’à une obligation de moyen et en aucun cas, une obligation de résultat, sauf stipulation contraire expresse.
  8.  

ARTICLE 9 – RESPONSABILITÉ

  1. HIMMC décline toute responsabilité en cas de perte ou dommage de quelque nature que ce soit (direct ou indirect, matériel ou immatériel) résultant de l’organisation ou de l’exécution de ses Prestations telles que décrites dans le bon de commande à l’exception de toute faute grave ou intentionnelle qui lui serait imputable.
  2. Dans la mesure où HIMMC dépend de tiers pour l’accomplissement de tout ou partie des Prestations, HIMMC ne sera nullement tenu responsable des dommages résultant directement ou indirectement de leurs actes, en ce compris leur faute grave ou intentionnelle.
  3. En tout état de cause, l’étendue de l’éventuelle responsabilité de HIMMC sera expressément limitée aux dommages prévisibles et directs et ne pourra excéder ni le coût total de la Prestation ni montant correspondant au plafond d’indemnisation couvert par son assurance. HIMMC s’engage à donner une copie de la police d’assurance contractée au Client sur demande expresse et écrite de ce dernier.
  4. HIMMC ne pourra être tenue pour responsable de toute décision prise par le Client ou tout tiers désigné par lui et intervenue sans son accord exprès et préalable.
  5. Sous peine de déchéance, l’éventuelle action en réparation devra être engagée dans les 15 jours de l’événement dommageable.

ARTICLE 10 – FORCE MAJEURE

  1. Est à considérer comme cas de force majeure ou un cas fortuit, tout évènement éventuellement prévisible mais imprévu indépendamment de la volonté des parties et qui rend l’exécution, par une partie, de l’une ou plusieurs de ses obligations, soit impossible, soit substantiellement plus difficile (tels que notamment : guerre, émeute, révolution, insurrection, grève ou lock-out au sein de l’entreprise d’une partie, incendie, inondation, tremblement de terre, tempête, défaillance des systèmes de télécommunications, coupure électrique, etc.).
  2. La partie qui invoque la force majeure prévient l’autre endéans les meilleurs délais de la survenance de l’évènement
  3. Les obligations qui sont affectées par le cas de force majeure, de même que toutes obligations réciproques de l’autre partie, sont suspendues pendant toute la durée de l’évènement de force majeure.
  4. Si le cas de force majeure persiste après plus de trente (30) jours, chacune des parties a le droit de mettre fin à ses obligations respectives avec effet immédiat et sans indemnité moyennant notification par lettre recommandée à la poste adressée à l’autre partie.

ARTICLE 11 – MODIFICATION ET ANNULATION DE LA COMMANDE

  1. Toute modification d’une commande s’effectue dans les mêmes formes que la commande initiale sous réserve d’acceptation expresse et préalable de HIMMC.
  2. Toute annulation à l’initiative du Client devra se faire par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
  3. Toute annulation de la commande rend acquis à HIMMC l’acompte ainsi que les dépenses déjà effectuées sans préjudice des indemnités supplémentaires que l’agence pourrait réclamer devant les tribunaux du fait de cette annulation.
  4. Le Client bénéficie d’un délai de 14 jours pour se rétracter à compter de la signature du bon de commande. Au-delà de ces 14 jours, l’acompte versé pour l’exécution des Prestations ne sera en aucun cas restitué en cas d’annulation par le Client.

ARTICLE 12 – RESPONSABILITÉS

  1. La responsabilité de chacune des parties est limitée aux engagements souscrits par elle aux termes du contrat ; en conséquence, la responsabilité de HIMMC ne peut notamment pas être engagée en cas de préjudices directs ou indirects liés à l’intervention, en dehors du cadre du contrat, d’un ou plusieurs prestataires.
  2. La responsabilité de chacune des parties ne peut être engagée pour l’inexécution ou pour un retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les CGV, si l’inexécution ou le retard constaté découle d’un cas fortuit ou de forces majeures tels que définis à l’article 10 des présentes.
  3. La responsabilité de HIMMC ne peut pas être engagée en cas de non-satisfaction du Client pour des conseils prodigués.
  4. Le Client est responsable de tout dommage direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de la manifestation.
  5. HIMMC décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradation…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).
  6. En aucun cas HIMMC ne peut être tenue pour responsable des préjudices directs ou indirects liés à l’exécution de la (des) Prestation(s) fournie(s) par le(s) prestataire(s) concerné(s), lequel (lesquels) est (sont) seul(s) responsable(s) vis-à-vis du Client.
  7. Le Client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre du contrat. Le Client a obligation d’être titulaire en son nom propre ou par délégation d’une assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité ; en conséquence, le Client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses participants ou ses assureurs à tout recours à l’encontre de HIMMC en cas de survenance d’un quelconque de ces événements précités.

ARTICLE 13 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

  1. HIMMC demeure seule titulaire des droits d’auteur résultant directement ou indirectement de ses Prestations. L’exploitation des créations et des services s’effectue conformément aux dispositions de la commande effectuée et des dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de la signature du contrat.
  2. Toute utilisation de la création, non prévue au présent contrat, doit faire l’objet d’une autorisation expresse préalable et d’une rémunération à convenir avec HIMMC.
  3. En ce qui concerne les droits des tiers (droit d’auteur, droits voisins), ces droits sont négociés par HIMMC en accord avec le Client, suivant la nécessité des Prestations, et facturés à celui-ci. Au cas où il serait envisagé de procéder à d’autres utilisations que celles initialement prévues, HIMMC s’efforcera de négocier avec le tiers en vue d’acquérir les droits nécessaires à ces utilisations. Le Client s’engage en contrepartie à signaler toute utilisation non prévue initialement dans la commande.
  4. La cession consentie ci-dessus ne couvre pas les droits des personnes (droit à l’image, droit de la personnalité liés aux personnes physiques ou personnes morales, pour la réalisation ponctuelle de contributions particulières telles que la photographie, l’illustration, la vidéo). Ces droits sont négociés par HIMMC en accord avec le Client, suivant les nécessités des Prestations, et facturés à celui-ci. HIMMC  indiquera au Client le montant et les limites des droits acquis.
  5. Le Client garantit que tout document communiqué à HIMMC, par lui, ses collaborateurs, ses auxiliaires et/ou ses représentants est libre de tout droit dans son sens le plus large (en ce compris les droits de propriété intellectuelle), appartenant à un tiers, qui interdirait, même en partie, l’exécution des Prestations promises par HIMMC.
  6. Le Client s’engage irrévocablement à payer, en sa qualité de garant, tous dommages et intérêts qui seraient réclamés à HIMMC, au titre de la violation des droits d’un tiers, tels que visés ci-dessus, du fait de l’exécution des Prestations prévues entre HIMMC et le Client.
  7. Le Client autorise expressément HIMMC à, notamment, retravailler, retoucher et modifier tous les documents fournis par le Client, ainsi qu’à faire des reproductions pour les besoins des Prestations.
  8. Le Client s’engage à indiquer à HIMMC dès leur constatation, toute violation des droits d’auteur précités.

ARTICLE 14 – CONFIDENTIALITÉ

HIMMC s’engage, pour la durée des Prestations telle que définie par le devis, à ne divulguer aucune information confidentielle telle que communiquée par le Client.

ARTICLE 14′ – DONNÉES PERSONNELLES

  1. En ce qui concerne les informations personnelles collectées lors des événements organisés par HIMMC et les informations personnelles du Client, HIMMC s’engage à respecter sa Charte de vie privée disponible à l’url http://himmc.be/chartedevieprivee/, sous réserve de l’application de l’article 15 des présentes CGV.
  2. Dans le cadre de la mise en œuvre des présentes CGV, sauf accord écrit contraire, et conformément à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au Règlement Général sur la protection des données (RGPD), HIMMC est considéré comme le responsable de traitement. Il traite les données du Client conformément à la Charte de vie privée de HIMMC, qui est jointe aux présentes CGV. Tout bénéficiaire des données transmises par HIMMC dans le cadre de sa Charte de vie privée reconnaît cette charte et s’engage à respecter son contenu s’il prend connaissance des données personnelles du Client ou les traite de quelque manière que ce soit.

ARTICLE 15 – UTILISATION COMMERCIALE ET PUBLICITÉ

  1. Le Client autorise HIMMC à utiliser tout éléments d’identification qui lui est relatif (dont notamment son nom, sa dénomination commerciale, ses logos, ses sigles, ses marques, etc.) et à utiliser les photographies et vidéos ou tout autre support liés à la Prestation, montrant notamment les services fournis, dans ses documents commerciaux sous quelque forme que ce soit en qualité de référence commerciale.
  2. Aucune photographie, ou autre support, montrant le Client, ses collaborateurs, ses proches ou convives ne sera utilisée sans l’accord préalable du Client.

ARTICLE 16 – ARCHIVAGE

  1. Sauf accord écrit, HIMMC n’est pas tenue de conserver les documents de travail, quel qu’en soit le support (notamment : données, négatifs, modèles, textes, traduction, films, compositions, épreuves et matériel utilisé pour l’exécution du travail). Pour des raisons de sécurité technique, cette libération d’obligation ne prend effet que 10 jours après la livraison de la marchandise.
  2. En cas d’accord quant à la conservation, les coûts de l’archivage, du traitement ultérieur, du formatage et de l’édition seront à la charge du Client. Cependant, du fait de la fragilité de certains documents, par exemples les négatifs, HIMMC ne serait être tenue responsable des dégradations dont ils pourraient être victimes.

ARTICLE 17 – DISPOSITIONS DIVERSES

  1. Le fait que l’une des parties n’ait pas exigé l’application de tout ou partie des engagements prévus par les CGV, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ne saurait valoir modification des conditions ni établir un droit quelconque sur l’autre.
  2. Si l’une des présentes dispositions devait être considérée comme nulle ou contraire à une disposition impérative ou d’ordre public, cette contrariété ou cette nullité n’affecterait pas la validité des autres dispositions des CGV, ou du contrat prévu entre HIMMC et le Client. Dans ce cas, HIMMC et le Client s’engagent à déployer tous leurs efforts en vue de remplacer la disposition nulle ou contraire à une disposition impérative ou d’ordre public par une disposition valable équivalente qui, eu égard aux limites économiques, juridiques et commerciales, permet d’atteindre les mêmes objectifs que celle qui a été déclarée nulle ou contraire à une disposition impérative ou d’ordre public.

ARTICLE 18 – COMPETENCE ET DROIT APPLICABLE

  1. Les CGV sont soumises au droit belge, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.
  2. En cas de litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des CGV, les cours et tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles seront exclusivement compétents, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.
  3. Avant d’entreprendre toute démarche en justice, le Client s’engage à tenter de résoudre tout différend à l’amiable en prenant directement contact avec HIMMC.  Le cas échéant, le Client est également informé qu’il peut contacter la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges : https://webgate.ec.europa.eu/odr/.
 

Nederlandse versie

ARTIKEL 1 – Partijen en voorwerp

  1. De huidige Algemene Verkoopsvoorwaarden (hierna « AV » genoemd) en het Wetboek van Koophandel regelen de relatie tussen HIMMC (also genoemd HowIMetMyCofounders), gelegen aan Chaussée de Wavre 180, 1360 Perwez, Belgique en iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die de bestelbon of de offerte heeft ondertekend of de bestelling schriftelijk heeft getekend (hierna: de « Klant »). De algemene verkoopsvoorwaarden regelen ook alle diensten die worden verleend en/of geleverd door HIMMC aan de Klant (hierna: de « Diensten” of de “Dienst »).
  2. De AV hebben voorrang op eventuele tegenstrijdige clausules en voorwaarden die op algemene verkoopsvoorwaarden of enig ander document van de Klant of van een derde zouden vermeld zijn. Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen door beide partijen, wordt aanvaard dat zulke tegenstrijdige voorwaarden, ongeacht wanneer zij ter kennis gebracht worden, niet afdwingbaar zijn tegen HIMMC.
  3. In geval van tegenstrijdigheid met specifieke verkoopsvoorwaarden van HIMMC primeren deze laatste boven de AV.

ARTIKEL 2  – Herziening en aanvaarding van AV

  1. De AV zijn beschikbaar op de HIMMC-website op het volgende adres: himmc.be/cgv/ . HIMMC kan de AV te allen tijde wijzigen, mits deze wijzigingen op de website verschijnen. De voorwaarden die online te vinden zijn op het ogenblik van de Dienst of van het verkoop blijven
    van toepassing op deze Dienst of verkoop.
  2. De Klant die contact opneemt met het agentschap wordt geacht de AV te hebben gelezen en aanvaard. De offertes bevatten een hyperlink om de AV op de website van het agentschap te raadplegen.
  3. De AV zijn van toepassing op alle Diensten van advies, creatie, communicatie en organisatie van evenementen uitgevoerd door HIMMC. Door het ondertekenen van een offerte of een contract of door het gebruiken van een Dienst, verklaart de Klant kennis te hebben genomen van de AV en de eventuele andere bijzondere voorwaarden en bepalingen te aanvaarden die zonder voorbehoud en zonder garantie zijn vastgesteld, met uitzondering van deze die uitdrukkelijk bepaald zijn in de AV of in de bestelbon.

ARTIKEL 3 – De bestelling

  1. Tenzij anders overeengekomen, is HIMMC slechts gebonden aan de bestellingen van de Klant na betaling van een voorschot van 40% van het totale bedrag van de vastgestelde offerte.
  2. Bij wijze van uitzondering wordt de borgsom verhoogd tot 50% voor elke Dienst die uitsluitend betrekking heeft op de communicatie van een evenement. De bestellingen worden slechts in aanmerking genomen na terugzending van de bestelbon of van de offerte en de bijbehorende specificaties, gedateerd, ondertekend en voorafgegaan door de woorden « Goed voor akkoord » en « gelezen en goedgekeurd » door de Klant, alsmede de handtekeningen die de voorwaarden van de offerte of de bestelbon aanvaarden en die de validatie van de offerte inhouden.
  3. Alle door de Klant toevertrouwde grondstoffen en documenten, evenals de door HIMMC verrichte werkzaamheden of Diensten, vormen een pandrecht toegewezen op de betaling. In ieder geval kunnen deze elementen onder het terughoudingsrecht of het schorsingsrecht van HIMMC vallen in geval van niet-nakoming van een verplichting van de Klant.
  4. Het voordeel van de bestelling is persoonlijk aan de Klant en mag niet worden overgedragen aan een derde partij zonder voorafgaande toestemming van HIMMC.

ARTIKEL 4 – Offerte, contract en reserveringsgarantie

  1. Elke interventie van HIMMC is onderworpen aan een geschatte, gedetailleerde en gepersonaliseerde offerte, die handmatig afgeleverd is of doorgestuurd wordt (per fax, e-mail of eenvoudige brief) aan de Klant. De offerte omvat een beschrijving van de Diensten die vastgesteld zijn op basis van het verzoek van de Klant, evenals de daaraan verbonden voorwaarden en kosten.
  2. De offerte of bestelbon, aangevuld met de AV, vormt een aanbod tot het sluiten van een contract waarbij de Klant, of zijn eventuele agent, uitdrukkelijk verklaart dat hij over de nodige macht, gezag en capaciteit beschikt tot de conclusie van het contract en de nakoming van zijn verplichtingen. Deze contractaanbieding is 30 dagen geldig vanaf de datum van zijn verzending of aanbieding aan de Klant. Na afloop van deze periode kunnen de daarin vermelde prijzen gewijzigd worden en een nieuwe offerte zal worden opgesteld door HIMMC.
  3. De bestellingen worden slechts in aanmerking genomen na terugzending van de bestelbon of van de offerte en de bijbehorende specificaties, gedateerd, ondertekend en voorafgegaan door de woorden « Goed voor akkoord » en « gelezen en goedgekeurd » door de Klant, alsmede de handtekeningen die de voorwaarden van de offerte of de bestelbon aanvaarden en die de goedkeuring van de offerte inhouden.
  4. Het contract komt tot stand en de twee partijen zijn contractueel verplicht, enkel nadat er aan de vorige punten voldoen is.

ARTIKEL 5 – Tarieven

  1. De prijzen van de verkochte Diensten worden uitgedrukt in euro en berekend inclusief alle belastingen. Ze worden betaald in deze munt, ongeacht de nationaliteit van de Klant. Elke verhoging van de BTW of elke nieuwe belasting die tussen het ogenblik van de bestelling en het ogenblik van de levering van de Diensten zou opgelegd worden, is ten laste van de Klant.
  2. HIMMC ontvangt, met betrekking tot de Dienst, de in de offerte vermelde interventievergoedingen. Dit tarief geldt alleen voor een project binnen een straal van twintig kilometer rond de hoofdzetel van de onderneming, gelegen aanChaussée de Wavre 180, 1360 Perwez, Belgique. In het geval van een Dienst buiten dit geografische gebied worden de reis- en eventuele verblijfskosten extra in rekening gebracht. De Klant blijft echter gerechtigd de voorstellen van HIMMC te aanvaarden of af te wijzen. De Klant kan ze in hun huidige vorm aanvaarden, elke wijziging ervan vragen – met inachtneming van de termijnen voor de voltooiing van het evenement-, of gewoon zonder vermelde redenen het volledige project weigeren. In het laatste geval zal de Klant HIMMC onmiddellijk ontheffen van iedere verplichting en kan hij derhalve geen enkele vergoeding vorderen voor alle of een deel van de betaalde voorschotten en vergoedingen.
  3. De volgende kosten zijn niet inbegrepen in de prijs die in de offerte is aangegeven:
    • a. reiskosten na 20km inbegrepen (0,40€/bijzondere km) ; en
    • b. huisvestisng.

ARTIKEL 6 – Betalingsvoorwaarden en termijnen

  1. Betaling van de Diensten gebeurt uitsluitend in euro, door overschrijving naar de bankgegevens vermeld op de factuur. Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald, zijn facturen betaalbaar zodra zij door de Klant zijn ontvangen. Het eindsaldo, inclusief overwerk en reiskosten (zie artikel 5) wordt binnen 72 uur na afloop van het evenement door de Klant betaald.
  2. Dit saldo zal betaald moeten worden na ontvangst van de factuur en binnen een termijn van maximaal acht dagen. In geval van laattijdige betaling brengen de verschuldigde bedragen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest op van 10% per jaar vanaf de vervaldag. Ze worden vermeerderd met een contractuele schadevergoeding van 15% met een minimum van 25,00 EUR, alsook met alle gerechtskosten. Daarnaast behoudt HIMMC zich het recht bij niet-betaling door de Klant een vordering tot schadevergoeding in te voeren.
  3. In geval van betwisting over een deel van de facturen, verbindt de Klant zich ertoe de onbetwiste bedragen onverwijld te betalen en binnen de 5 werkdagen in een aangetekende brief aan HIMMC (met ontvangstbewijs) de reden of redenen van het geschil aan te geven.
  4. Bij gebreke van een klacht binnen de vastgestelde termijn, wordt aan de Klant een aanvullende som aangerekend wegens de laattijdige betaling van de resterende verschuldigde bedragen overeenkomstig dit artikel.

ARTIKEL 7 – Verplichtingen van HIMMC

  1. HIMMC verbindt zich ertoe om gedurende de looptijd van de Diensten en met het oog op de uitvoering ervan, de verplichtingen die voor hem voortvloeien uit de AV of de bijzondere voorwaarden die met de Klant zijn ondertekend, te verzekeren of te doen verzekeren. HIMMC zorgt voor een eerste afspraak vrij van financiële verplichtingen voor de Klant. Tijdens deze eerste vergadering wordt een contactpersoon aangesteld die het mogelijk maakt om de door de Klant beoogde ontvangstparameters op te sommen.
  2. De verplichtingen van HIMMC met betrekking tot de naleving van de criteria kunnen opnieuw worden gedefinieerd indien nauwkeurigere specificaties worden vastgesteld en door de partijen worden aanvaard. HIMMC zal de Klant op de hoogte houden van de voortgang van zijn dossier en hem beschrijvingen verstrekken van de gekozen Diensten.
  3. HIMMC verplicht zich de gevolgen van een tekortkoming van het contract als gevolg van een geval van overmacht als bedoeld in artikel 10 van de AV te voorkomen of te beperken.
  4. HIMMC is in ieder geval slechts gebonden aan een middelenverbintenis en in geen geval aan een resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

ARTIKEL 8 – Verplichtingen van de Klant

  1. De Klant verbindt zich ertoe om voor HIMMC of zijn dienstverleners geen informatie te verbergen die de Diensten van HIMMC of zijn dienstverleners kan vertragen, hinderen of verstoren. De Klant verplicht zich in dit verband de toegang tot de door HIMMC verlangde
    informatie te waarborgen en waar nodig te vergemakkelijken.
  2. De Klant moet de door HIMMC of een van zijn partners meegedeelde bijzondere voorwaarden naleven en in het bijzonder alle noodzakelijke waarborgen of garanties betalen voor de volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.
  3. De Klant is verplicht alle middelen te implementeren die hij nodig en voldoende acht om de gevolgen van een contractbreuk omwille van een geval van overmacht zoals gedefinieerd in artikel 10 van de AV te voorkomen of te beperken.
  4. De Klant garandeert HIMMC voor alle gevolgen van een actie gegrond op informatie die de Klant aan HIMMC heeft verstrekt over zijn producten of diensten. Hij is daarom verantwoordelijk voor de informatie die hij overdraagt aan HIMMC, o.a. naam, samenstelling, kwaliteiten en prestaties van het product of de Dienst die het onderwerp is van de bestelling. Hij is ook verantwoordelijk voor de naleving van de wetgeving die specifiek is voor zijn activiteiten. Bijgevolg kan HIMMC in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de projecten die hij bij de Klant heeft ingediend en waarover hij de instemming heeft verkregen van de Klant, voornamelijk in geval van een aansprakelijkheidsprocedure.
  5. De Klant staat in voor HIMMC en vervangt hem in geval van een rechtsvordering en/of gerechtelijke uitspraak die HIMMC zou moeten dragen als gevolg van een aan de Klant toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verschillende voornoemde meldingsverplichtingen, onverminderd de vergoeding van alle schade waarvan HIMMC zou lijden.
  6. De Klant verbindt zich ertoe een verzekering af te sluiten bij een
    verzekeringsmaatschappij wanneer de omvang van de Diensten, waarvoor HIMMC een verzekeringsdekking afgesloten heeft, overschrijden.

ARTIKEL 9 – Verantwoordelijkheid

  1. HIMMC wijst alle aansprakelijkheid af in geval van verlies of schade van welke aard dan ook (rechtstreeks of onrechtstreeks, materieel of immaterieel) die voortvloeit uit de organisatie of uitvoering van zijn Diensten zoals beschreven in de bestelbon, met uitzondering van ernstige of opzettelijke fouten waarvoor hij verantwoordelijk is.
  2. Voor de uitvoering van de Diensten die geheel of gedeeltelijk afhankelijk zijn van derden aan de AV, is HIMMC op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van het handelen van die derden, waaronder begrepen grove schuld of opzet.
  3. In ieder geval is de omvang van de eventuele aansprakelijkheid van HIMMC uitdrukkelijk beperkt tot voorzienbare en rechtstreekse schade en zal niet hoger zijn dan de totale kosten van de Dienst of het bedrag dat overeenkomt met het maximumbedrag van de schadevergoeding dat door zijn verzekering wordt gedekt. HIMMC verplicht zich om de Klant, op zijn uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de Klant, een kopie van de afgesloten verzekering te verstrekken.
  4. HIMMC is niet aansprakelijk voor enige beslissing van de Klant of een door hem aangewezen derde die zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van HIMMC is genomen.
  5. Op straffe van verbeurdverklaring moet elk beroep tot schadevergoeding binnen 15 dagen na de gebeurtenis worden ingesteld.
 

ARTIKEL 10 – Overmacht

  1. Elke mogelijk voorspelbare, maar niet voorzienbare gebeurtenis wordt beschouwd als een geval van overmacht of als een toevallige gebeurtenis die buiten de macht van de partijen valt en die het voor een partij onmogelijk of aanzienlijk moeilijker maakt om een of meer van haar verplichtingen na te komen (zoals namelijk oorlog, oproer, revolutie, opstand, staking of uitsluiting in het bedrijf van een partij, brand, overstroming, aardbeving, storm, storing van telecommunicatiesystemen, stroomonderbreking, enz.).
  2. De partij die zich op overmacht beroept, zal de andere partij zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van het optreden van de gebeurtenis.
  3. De verplichtingen die door de overmachtsituatie worden getroffen, alsmede de eventuele wederzijdse verplichtingen van de andere partij, worden opgeschort voor de duur van de overmachtsituatie.
  4. Indien het geval van overmacht na meer dan dertig (30) dagen aanhoudt, heeft elk van de partijen het recht om haar respectieve verplichtingen met onmiddellijke ingang en zonder schadevergoeding te beëindigen na kennisgeving per aangetekende brief aan de andere partij.

ARTIKEL 11 – Wijziging en annulering van de bestelling

  1. Elke wijziging van een bestelling wordt gedaan in dezelfde vorm als de oorspronkelijke bestelling, onder voorbehoud van de uitdrukkelijke voorafgaande aanvaarding door HIMMC.
  2. Elke annulering op initiatief van de Klant dient te gebeuren door middel van een aangetekende brief met ontvangstbewijs.
  3. Elke annulering van de bestelling geeft HIMMC recht op het voorschot alsmede de betaling van de reeds gemaakte kosten, onverminderd de aanvullende schadevergoeding die het agentschap als gevolg van deze annulering in rechte kan vorderen.
  4. De Klant heeft een periode van 14 dagen om de ondertekening van het bestelbon in te trekken. Na deze 14 dagen zal de voor de uitvoering van de Diensten betaalde voorschot in geen geval worden terugbetaald in geval van annulering door de Klant.

ARTIKEL 12 – Verantwoordelijkheden

  1. De aansprakelijkheid van elk van de partijen is beperkt tot de verbintenissen die zij in het kader van het contract zijn aangegaan. HIMMC kan bijgevolg niet aansprakelijk worden gesteld in het geval van een rechtstreekse of onrechtstreekse schade die verband houdt met de interventie van één of meer dienstverlener(s) buiten het kader van dit contract.
  2. De verantwoordelijkheid van elk van de partijen kan niet worden ingeroepen voor het niet of te laat nakomen van een van haar verplichtingen zoals beschreven in de AV, indien de niet-nakoming of vertraging het gevolg is van een toevallige gebeurtenis of overmacht zoals gedefinieerd in artikel 10 van deze AV.
  3. HIMMC kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van ontevredenheid van de Klant over de verstrekte adviezen.
  4. De Klant is aansprakelijk voor alle rechtstreekse of onrechtstreekse schade die hij of de deelnemers tijdens het evenement kunnen veroorzaken.
  5. HIMMC wijst iedere verantwoordelijkheid af voor schade van iedere aard (diefstal, schade, enz.) aan eigendommen van welke aard dan ook (persoonlijke bezittingen, apparatuur, enz.) die door de Klant zijn meegebracht of die toebehoren aan de deelnemers, ongeacht waar de eigendommen zijn opgeslagen (parkeerplaatsen, salons, enz.).
  6. In geen geval is HIMMC aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade die verband houdt met de uitvoering van de door de betrokken dienstverlener(s) geleverde Dienst(en), dewelke uitsluitend ten opzichte van de Klant aansprakelijk is (zijn).
  7. De Klant verklaart en garandeert de volledige rechtsbevoegdheid te hebben om de overeenkomst aan te gaan. De Klant is verplicht in eigen naam of bij volmacht in het bezit te zijn van een geldige beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De Klant verbindt zich er bijgevolg toe op te geven, alsmede zijn deelnemers of verzekeraars te doen afzien, om iedere beroep tegen HIMMC in te stellen geval van één van de voornoemde gebeurtenissen.

ARTIKEL 13 – Intellectueel eigendom

  1. HIMMC blijft de enige eigenaar van het auteursrecht dat rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit zijn Diensten. Het gebruik van de Diensten en andere creaties wordt uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de bestelling en de wettelijke en reglementaire bepalingen die van kracht zijn op het ogenblik van de ondertekening van het contract.
  2. Elk gebruik van de Diensten en andere creaties, dat niet voorzien is volgens de bepalingen van punt 13.1. van de AV, moet onderworpen zijn aan een uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en een met HIMMC overeen te komen vergoeding.
  3. De rechten van derden (auteursrecht, naburige rechten) worden, afhankelijk van de noodzaak van de Diensten, door HIMMC in overleg met de Klant bedwongen en op basis ervan aan hem gefactureerd. In het geval dat wordt overwogen om door te gaan met anderen dan de oorspronkelijk geplande toepassingen waarop rechten van een derde geldt, zal HIMMC de inspanning leveren om met de derde te onderhandelen over het verkrijgen van de nodige rechten voor de zogenaamde toepassing. In ruil daarvoor verbindt de Klant zich ertoe om elk gebruik dat aanvankelijk niet in de bestelling was voorzien, aan HIMMC te melden.
  4. De hierboven toegekende overdracht heeft geen betrekking op de rechten van personen (beeldrechten, persoonlijkheidsrechten verbonden aan natuurlijke of rechtspersonen) voor de occasionele realisatie van specifieke bijdragen zoals fotografie, illustratie, video. Deze rechten worden door HIMMC in overleg met de Klant bedwongen, door rekening te houden met de behoeften van de Diensten, en aan de Klant gefactureerd. HIMMC zal de Klant informeren over het bedrag en de beperkingen van de verkregen rechten.
  5. De Klant staat ervoor in dat alle documenten die aan HIMMC verstrekt zijn door hem, zijn ondergeschikten, zijn hulppersonen en/of zijn vertegenwoordigers vrij zijn van enig recht in de ruimste zin van het woord (waaronder intellectuele eigendomsrechten) waarover derden zouden beschikken en dat de uitvoering geheel of gedeeltelijk van de door HIMMC beloofde Diensten zou verhinderen.
  6. De Klant verplicht zich onherroepelijk, in zijn hoedanigheid van borgsteller, om de nodige vergoeding te betalen voor de schade die tegen HIMMC wordt gevorderd door een derde wegens schending van zijn rechten, zoals hiervoor bedoeld, als gevolg van de uitvoering van de verrichte Diensten tussen HIMMC en de Klant.
  7. De Klant machtigt HIMMC uitdrukkelijk om, onder meer, alle door de Klant verstrekte documenten te bewerken en te wijzigen, alsmede om reproducties te maken ten behoeve van de uitvoering van Diensten.
  8. De Klant verbindt zich ertoe HIMMC onmiddellijk na ontdekking van een inbreuk op voornoemde auteursrechten op de hoogte te stellen.

ARTIKEL 14 – Confidentialiteit

  1. HIMMC verbindt zich ertoe om gedurende de duur van de Diensten, zoals gedefinieerd in de offerte, geen enkele vertrouwelijke informatie bekend te maken zoals door de Klant is meegedeeld.

ARTIKEL 14’ – Persoonlijke gegevens

  1. Met betrekking tot de persoonlijke informatie die wordt verzameld tijdens de door HIMMC georganiseerde sessies en de persoonlijke informatie van de Klant, verbindt HIMMC zich ertoe de Privacyverklaring te respecteren dat beschikbaar is op de url http://himmc.be/chartedevieprivee/, onder voorbehoud van de toepassing van artikel 15 van deze AV.
  2. In het kader van de uitvoering van deze AV, tenzij anders schriftelijk overeengekomen is, en in overeenstemming met de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Verordening voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, wordt HIMMC beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke. Zij verwerkt de gegevens van de Klant in overeenstemming met de Privacyverklaring van HIMMC, dat aan deze AV is gehecht. Elke begunstigde van de gegevens die door HIMMC in het kader van de Privacyverklaring worden doorgegeven, erkent de Privacyverklaring en verbindt zich ertoe de inhoud ervan te respecteren indien hij kennis krijgt van de persoonlijke gegevens van de Klant of deze op welke wijze dan ook verwerkt.

ARTIKEL 15 – Commercieel gebruik en reclame

  1. De Klant machtigt HIMMC om alle identificatie-elementen die met hem betrekking hebben (o.a. zijn naam, handelsnaam, logo’s, acroniemen, merken, enz.) te gebruiken en om foto’s, video’s of enig ander middel met betrekking tot de Diensten te gebruiken, waarbij in het bijzonder de geleverde Diensten worden beschreven en vertoond in zijn handelsdocumenten, in welke vorm dan ook, als commerciële referentie.
  2. Geen enkele foto of andere media dat de Klant, zijn medewerkers, familieleden of gasten in beeld brengt, zal gebruikt worden zonder de voorafgaande toestemming van de Klant.

ARTIKEL 16 – Archivering

  1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is HIMMC niet verplicht werkdocumenten te bewaren in welk vorm dan ook (waaronder gegevens, negatieven, modellen, teksten, vertalingen, films, composities, proefdrukken en materialen die bij de uitvoering van de werkzaamheden zijn gebruikt). Om technische veiligheidsredenen gaat deze ontheffing van de verplichting niet eerder in dan 10 dagen na levering van de goederen.
  2. In geval van een bewaarnemingsovereenkomst zijn de kosten van archivering, verdere verwerking, opmaak en bewerking voor rekening van de Klant. Vanwege de kwetsbaarheid van sommige documenten, zoals negatieven, kan HIMMC echter niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die zij kunnen lijden.

ARTIKEL 17 – Diverse bepalingen

  1. Het feit dat één van de partijen de toepassing van alle of een deel van de in de AV opgenomen verbintenissen niet heeft geëist, noch permanent noch tijdelijk, vormt geen wijziging van de voorwaarden of schept geen enkel recht op de andere partij.
  2. Indien één of meer van deze bepalingen nietig zijn of in strijd met een bepaling van dwingend recht of een bepaling van openbare orde, laat deze nietigheid of tegenstrijdigheid de geldigheid van de overige bepalingen van de AV, of van de overeenkomst tussen HIMMC en de Klant onaangetast. In dat geval verbinden HIMMC en de Klant zich ertoe alles in het werk te stellen om de nietigverklaarde of de in strijd met een dwingendrechtelijke of openbare ordebepalingsclausule te vervangen door een gelijkwaardige geldige bepaling die, rekening houdend met economische, juridische en commerciële beperkingen, dezelfde doelstellingen bereikt als de nietigverklaarde of de in strijd met een dwingendrechtelijke of openbare ordebepalingsclausule.

ARTIKEL 18 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

  1. De AV zijn onderworpen aan de Belgische wetgeving, voor zover de toepasselijke regels van het internationaal privaatrecht dit toelaten.
  2. In geval van geschillen met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van de AV, zijn de hoven en rechtbanken van het arrondissement Brussel exclusief bevoegd, voor zover de toepasselijke regels van het internationaal privaatrecht dit toelaten.
  3. Alvorens een gerechtelijke procedure te voeren verbindt de Klant zich ertoe te trachten een geschil door middel van een minnelijke schikking op te lossen, door rechtstreeks contact op te nemen met HIMMC. Indien nodig wordt de Klant er ook van op de hoogte gebracht dat hij contact kan opnemen met het Europese online platform voor geschillenbeslechting: https://webgate.ec.europa.eu/odr/